Systém elektronické správy dokumentace e-SD zajišťuje řízený oběh dokumentů dle uživatelem definovaného „workflow dokumentace“. „Workflow“ je automatizace procesu, během kterého jsou dokumenty předávány od jednoho účastníka procesu ke druhému podle sady procedurálních pravidel. „Workflow“ příspívá ke změně podnikových procesů, zlepšuje organizaci a kvalitu práce. Zavedením standardních postupů zvyšuje efektivitu práce. Pracovní postupy řízení jsou uchovány v systému a nejen ve směrnicích organizace. Vyřizování případů se značně urychlí. Současně je v každém okamžiku zjistitelný stav konkrétního případu.

Cílem je poskytnout okamžitý přístup ke správným dokumentům bez ohledu na jejich umístění a formát. Lze tedy snadno získat informace kde na síti a pod jakým jménem jsou soubory uloženy, kdo je jejich autorem, kolik různých verzí souboru existuje a kdo k nim má přístupová práva a jaká.

Jednou z velkých předností systému je jeho rychlá a snadná aplikovatelnost. Nezáleží zda v organizaci bude e-SD využívat jeden či tisíce uživatelů. e-SD je intranetová aplikace, takže jednotlivé klientské instalace nejsou vyžadovány. Každý z uživatelů obdrží intranetovou adresu a stává se automaticky (po založení účtu administrátorem) součástí systému. Systém není v žádném případě vázán na jednotlivé klientské stanice, ani na počet současně přihlášených uživatelů. Další z hlavních výhod systému je bezpečnost uložených dat. Vždy vycházíme z nejmodernějších technologií a proto i e-SD obsahuje zabezpečení, které odpovídá posledním poznatkům o bezpečnosti. Bezpečnost je řešena ve dvou úrovních.

První úrovní je bezpečnost proti neoprávněným přístupům k dokumentům. Ta je zajištěna šifrovanou komunikací ultralehkých klientů s webovým serverem, na kterém systém e-SD pracuje, a zároveň operačním systémem Linux, který nabízí kromě vysoké úrovně zabezpečení před neoprávněným přístupům k serveru i vysokou úroveň stability celého systému. Při každém spuštění e-SD je nutno provést přihlášení k systému jednoznačným přihlašovacím jménem a heslem.

Druhou úrovní bezpečnosti je zabezpečení proti selhání hardware. Všechna oběhová data, včetně databází, jsou v reálném čase ukládána na tři na sobě nezávislá média. (V případě výpadku dvou z nich existuje třetí, na kterém jsou data uložena). Dále jsou prováděny denní zálohy všech dat na zálohovací server, kde existuje stejný bezpečný systém ukládání dat (na několik na sobě nezávislých médií).

e-SD je také učící se systém. Co to znamená? Znamená to, že s každým vytvořeným oběhem dokumentu si systém toto vytvořené nastavení zapamatuje a při příští tvorbě adekvátního oběhu dokumentu jej nabídne k výběru a není tedy nutné zadávat hodnoty znovu.

Vždyť skutečná elektronická správa dokumentace má práci zjednodušit a ne komplikovat.

Systém je určen pro malé, střední i velké organizace jakéhokoliv typu, které pracují s dokumenty, a které potřebují získat nastroj pro efektivní správu dokumentace ve všech etapách jejího života.

Výhody systému:

pro zaměstnance

• přístup ke správným dokumentům bez ohledu na jejich umístění a formát
• minimalizace duplicitních úkonů
• jednoznačné definování práv a povinností
• snadná obsluha

pro management

• zlepšuje organizaci práce
• přehled o plnění stanovených termínů
• zvyšuje kvalitu a efektivitu oběhu dokumentů
• poskytuje přesné informace ke všem zvoleným dokumentům a svázaným případům
• minimalizace rizik (např. ztráta dokumentu, prodlení vyřízení atd.)