Elektronický archivační systém

Elektronický archivační systém je řešením pro archivování velkých objemů dat. Umožňuje zaarchivovat klasické papírové, ale i elektronické dokumenty, které lze rychle a snadno vyhledávat.

Elektronické dokumenty je možné archivovat v jejich původním formátu importem do archivačního systému. Elektronický archivační systém je otevřený a proto jej lze napojit na většinu běžných informačních systémů provozovaných v rámci organizace.

Co lze archivovat? Jak jsme již řekli: papírové i elektronické dokumenty. A forma dokumentů? Systém umožňuje archivovat běžné dokumenty jako jsou textové soubory, smlouvy, obchodní a účetní doklady, zprávy, dopisy, technologické postupy a návody, výrobní dokumentaci, projekční dokumentaci, podpisové vzory, tiskové sestavy, knihy, časopisy, grafy, tabulky, zvukové záznamy, fotografie, rentgenové a sono snímky a další.

Tento systém umožňuje archivovat a sledovat dokumenty pro řízení kvality dle norem ISO 9000.

e-ARSYS je elektronický archivační systém pro archivaci a správu dokumentů. Tento systém nabízí flexibilitu, snadnou obsluhu a především přehlednou a bezpečnou archivaci Vašich dokumentů. Pro přístup k archivovaným dokumentům využívá prostředí intranetu nebo internetu. Je produktem firmy HSI com s.r.. Systém je dodáván v české verzi s českou dokumentací a podporou. Jednou z mnoha výhod, je jeho jednoduchá obsluha ze strany uživatelů.

Proč si organizace vybírají systém e-ARSYS?

  • jde o snadno integrovatelný produkt, který je dostatečně nezávislý na HW i ostatním SW
  • lze jej upravit dle požadavků, lze programovat nové funkce „na míru“ zákazníkovi
  • je univerzální (archivuje papírové dokumenty, dokumenty MS Office, výkresy, …soubory libovolného formátu)

Pro koho je elektronický archivační systém e-ARSYS určen?

Elektronický archivační systém je určen pro ty z Vás, kteří máte některý z níže uvedených problémů:

  • nedostatek prostoru pro Váš archiv
  • organizace Vašeho archivu (ukládání dokumentů, vyhledávání dokumentů, pomalý a obtížný přístup apod.)
  • řízení a distribuce dokumentů
  • ztráta, zničení či duplicita archivovaných dokumentů
  • sdílení přístupu k dokumentům
  • rozdílná přístupová práva k dokumentům
  • skartace dokumentů

Jinými slovy je to systém pro všechny, kteří chtějí mít pořádek ve svých dokumentech.

Co Vám nabízený systém přinese?

  • jednoduchou obsluhu
  • organizaci archivu podle individuálních požadavků
  • rychlý a individuální přístup k dokumentům
    dokumenty, které se neztratí a nezničí, nejsou duplicitní
  • dokumenty není nutno vícekrát kopírovat nebo tisknout
  • bezpečný systém přístupových práv
    archivaci libovolného množství, libovolného formátu a libovolných typů dokumentů
  • rychlou návratnost investice (prostory, čas, u klientsky orientovaných organizací – úsporu nákladů na komunikaci s klienty atp.)
  • neomezený počet archivovaných elektronických dokumentů
  • bezpečné uložení archivovaných dat (po zaarchivování je nelze změnit)
  • vysoká rychlost při vyhledávání dokumentu v archivu (150 000 dokumentů/ sec.)
  • multiplatformní provoz – tzn., že jej mohou používat uživatelé systému Windows a zároveň příznivci unixových systémů
  • neomezený počet uživatelů
  • učící se systém
  • zlepšení image firmy

Standardně je navrhované řešení v následujících etapách:

  1. Analýza současného stavu, definice požadavků a priorit řešení. Provedeme podrobnou analýzu stávajícího způsobu práce s dokumenty se zjištěním případných požadavků a priorit řešení. Výsledek analýzy je zpracován v dokumentu Definiční studie nasazení elektronického archivačního systému, dále jen DS. Studie standardně zahrnuje návrh řešení hardware, návrh konfigurace software, specifikaci spolupráce systému ARSYS s okolními systémy, metodiku využívání aplikace (včetně návrhu přístupových práv), podrobný harmonogram implementace.
  2. Oponentura a schválení DS.
  3. Provedení případných úprav systému a implementace.
    • dodávka hardware
    • instalace aplikace, nastavení parametrů aplikace
    • zaškolení správce aplikace
    • ověření aplikace na vytipovaných dokumentech (zkušební vzorek)
    • vyškolení uživatelů aplikace
    • předání do ověřovacího provozu a ověřovací provoz
    • vyhodnocení ověřovacího provozu – definice požadavků na servisní smlouvu a na případné další úpravy a rozšíření systému
    • předání do rutinního provozu
  4. Rutinní provoz a servisní údržba.

Časová osa

Vypracování DS do 4 týdnů po podpisu smlouvy
Schválení DS do 1 týdne po předání DS smlouvy
Úpravy software do 4 týdnů od schválení DS (délka upřesněna v DS)
Dodávka HW Dle vzájemné dohody
Implementace a instalace aplikace do 1 týdne od dokončení úprav SW
Vyškolení uživatelů do 1 týdne od instalace
Vyškolení správce aplikace do 1 týdne od instalace
Ověření aplikace na vzorku vytipovaných dat v rámci vyškolení správce aplikace
Zkušební provoz dle smlouvy,navrhovaná doba trvání cca 2 týdny
Předání do rutinního provoz 1 až 3 měsíce po podpisu smlouvy

Mám zájem o toto řešení



Napište nám

Kontaktní formulář pro Vaše dotazy, pochvaly, návrhy a stížnosti.