Po staletí se informace zaznamenávaly na papír a významná část se na papír zaznamenává doposud, přestože používáme výpočetní techniku abychom dokumenty vytvářeli, doplňovali a přenášeli elektronickou cestou.
Zřídit a udržovat archivy písemností stojí hodně času, prostoru a investic. Vyhledání konkrétních informací v rozsáhlých archivech je časově náročný úkol a dle statistiky se až 5 % dokumentů ztratí, protože byly špatně uloženy, nebo již nebyly vráceny zpět. Elektronický archivační systém e-ARSYS s modulem Fyzický archív je nástroj, který umožní spravovat a písemnosti v papírové podobě umístěné od malých příručních archivu až po moderní archivační místnosti.
Je zřejmé, že není možné všechny dokumenty převádět do elektronické podoby (například skenováním) a zařazovat do elektronického archivu. Na základě těchto důvodů vznikl modul Fyzický archiv, který celou správu fyzických dokumentů výrazně usnadňuje. Společnost má nyní k dispozici velice silný nástroj, který umožní nejen snadnou a rychlou identifikaci archivovaných písemností, ale i následné rychlé vyhledávání jejich umístění. Součástí systému je také modul pro řešení zápůjček včetně hlídání termínů. Systém je připravený pro napojení na podnikový systém správy uživatelských jmen a je tak zabezpečen řízený přístup k dokumentům.
Na sklonku roku 2021 byl modul Fyzický archiv naimplementován ve společnosti Vodovody a kanalizace Vyškov, a.s., kde bude sloužit pro správu papírových dokumentů a písemností v nově vytvořeném archívu.
Systém pro správu fyzicky uložených dokumentů přináší řadu výhod, jak v možnostech řízení, tak při archivaci. Svou jednoduchostí a sílou se snaží maximálně zefektivnit práci při údržbě malých i rozsáhlých fyzických archivů.
Czech