Elektronický archivační systém
Elektronický archivační systém je řešením pro archivování velkých objemů dat. Umožňuje zaarchivovat klasické papírové, ale i elektronické dokumenty, které lze rychle a snadno vyhledávat.
Elektronické dokumenty je možné archivovat v jejich původním formátu importem do archivačního systému. Elektronický archivační systém je otevřený a proto jej lze napojit na většinu běžných informačních systémů provozovaných v rámci organizace.
Co lze archivovat? Jak jsme již řekli: papírové i elektronické dokumenty. A forma dokumentů? Systém umožňuje archivovat běžné dokumenty jako jsou textové soubory, smlouvy, obchodní a účetní doklady, zprávy, dopisy, technologické postupy a návody, výrobní dokumentaci, projekční dokumentaci, podpisové vzory, tiskové sestavy, knihy, časopisy, grafy, tabulky, zvukové záznamy, fotografie, rentgenové a sono snímky a další.
Tento systém umožňuje archivovat a sledovat dokumenty pro řízení kvality dle norem ISO 9000.
e-ARSYS je elektronický archivační systém pro archivaci a správu dokumentů. Tento systém nabízí flexibilitu, snadnou obsluhu a především přehlednou a bezpečnou archivaci Vašich dokumentů. Pro přístup k archivovaným dokumentům využívá prostředí intranetu nebo internetu. Je produktem firmy HSI com s.r.. Systém je dodáván v české verzi s českou dokumentací a podporou. Jednou z mnoha výhod, je jeho jednoduchá obsluha ze strany uživatelů.
Proč si organizace vybírají systém e-ARSYS?
- jde o snadno integrovatelný produkt, který je dostatečně nezávislý na HW i ostatním SW
- lze jej upravit dle požadavků, lze programovat nové funkce „na míru“ zákazníkovi
- je univerzální (archivuje papírové dokumenty, dokumenty MS Office, výkresy, …soubory libovolného formátu)
Pro koho je elektronický archivační systém e-ARSYS určen?
Elektronický archivační systém je určen pro ty z Vás, kteří máte některý z níže uvedených problémů:
- nedostatek prostoru pro Váš archiv
- organizace Vašeho archivu (ukládání dokumentů, vyhledávání dokumentů, pomalý a obtížný přístup apod.)
- řízení a distribuce dokumentů
- ztráta, zničení či duplicita archivovaných dokumentů
- sdílení přístupu k dokumentům
- rozdílná přístupová práva k dokumentům
- skartace dokumentů
Jinými slovy je to systém pro všechny, kteří chtějí mít pořádek ve svých dokumentech.
Co Vám nabízený systém přinese?
- jednoduchou obsluhu
- organizaci archivu podle individuálních požadavků
- rychlý a individuální přístup k dokumentům
dokumenty, které se neztratí a nezničí, nejsou duplicitní - dokumenty není nutno vícekrát kopírovat nebo tisknout
- bezpečný systém přístupových práv
archivaci libovolného množství, libovolného formátu a libovolných typů dokumentů - rychlou návratnost investice (prostory, čas, u klientsky orientovaných organizací – úsporu nákladů na komunikaci s klienty atp.)
- neomezený počet archivovaných elektronických dokumentů
- bezpečné uložení archivovaných dat (po zaarchivování je nelze změnit)
- vysoká rychlost při vyhledávání dokumentu v archivu (150 000 dokumentů/ sec.)
- multiplatformní provoz – tzn., že jej mohou používat uživatelé systému Windows a zároveň příznivci unixových systémů
- neomezený počet uživatelů
- učící se systém
- zlepšení image firmy
Standardně je navrhované řešení v následujících etapách:
- Analýza současného stavu, definice požadavků a priorit řešení. Provedeme podrobnou analýzu stávajícího způsobu práce s dokumenty se zjištěním případných požadavků a priorit řešení. Výsledek analýzy je zpracován v dokumentu Definiční studie nasazení elektronického archivačního systému, dále jen DS. Studie standardně zahrnuje návrh řešení hardware, návrh konfigurace software, specifikaci spolupráce systému ARSYS s okolními systémy, metodiku využívání aplikace (včetně návrhu přístupových práv), podrobný harmonogram implementace.
- Oponentura a schválení DS.
- Provedení případných úprav systému a implementace.
- dodávka hardware
- instalace aplikace, nastavení parametrů aplikace
- zaškolení správce aplikace
- ověření aplikace na vytipovaných dokumentech (zkušební vzorek)
- vyškolení uživatelů aplikace
- předání do ověřovacího provozu a ověřovací provoz
- vyhodnocení ověřovacího provozu – definice požadavků na servisní smlouvu a na případné další úpravy a rozšíření systému
- předání do rutinního provozu
- Rutinní provoz a servisní údržba.
Časová osa
| Vypracování DS | do 4 týdnů po podpisu smlouvy | |
| Schválení DS | do 1 týdne po předání DS smlouvy | |
| Úpravy software | do 4 týdnů od schválení DS (délka upřesněna v DS) | |
| Dodávka HW | Dle vzájemné dohody | |
| Implementace a instalace aplikace | do 1 týdne od dokončení úprav SW | |
| Vyškolení uživatelů | do 1 týdne od instalace | |
| Vyškolení správce aplikace | do 1 týdne od instalace | |
| Ověření aplikace na vzorku vytipovaných dat | v rámci vyškolení správce aplikace | |
| Zkušební provoz | dle smlouvy,navrhovaná doba trvání cca 2 týdny | |
| Předání do rutinního provoz | 1 až 3 měsíce po podpisu smlouvy |
Czech