Společnost Vodovody a kanalizace Vyškov, a.s. uvedla v červnu roku 2022 do trvalého provozu svůj nový centrální provozně-administrativní areál. Naše společnost je, z titulu své funkce, povinna dlouhodobě archivovat velké množství archiválií a tak se stal nedílnou součástí administrativní budovy poměrně rozsáhlý fyzický archiv. Archiv je vybaven moderním mobilním kolejnicovým regálovým systémem.
Před vlastním fyzickým naplněním archivu jsme se ocitli před klasickým problémem. Jak zajistit, aby po vynaložení velkých finančních prostředků, prostoru a času, bylo zaručeno efektivní zacházení s archiváliemi, tz. jejich ukládání, evidence, vyhledávání, manipulace apod.
Logicky jsme tak hledali řešení, které zajistí elektronickou správu fyzických dokumentů. „Spřízněné duše“ jsme našli ve společnosti HSI com s.r.o., která je naším dlouholetý dodavatelem GIS včetně nadstavbových modulů a aplikací. Na základě našich požadavků, tak vznikl během krátké doby modul „Fyzický archiv“. V tomto modulu jsme získali silný nástroj, který umožňuje nejen snadnou a rychlou identifikaci archivovaných písemností, ale i následné rychlé vyhledávání jejich umístění. Součástí systému je také modul pro řešení zápůjček včetně hlídání termínů. Systém obsahuje i tiskový výstup pro tvorbu popisných štítků, kterými jsou jednotlivé archiválie opatřovány. Vše je napojeno na firemní systém správy uživatelských jmen a je tak zabezpečen řízený přístup k dokumentům včetně manipulace s nimi.
Systém je aktuálně v rutinním provozu, a dle odezvy uživatelů, plní všechny potřeby pro efektivní správu fyzického archivu a to v uživatelsky příjemném a jednoduchém prostředí.
Vyškov, březen 2023
Ing. Karel Hájek
výrobně-technický náměstek
Czech